พิมพ์บัตรพนักงานเอง คุ้มไหม? เปรียบเทียบทำเองกับจ้างร้าน แบบไหนเหมาะกับบริษัท
บริษัทที่ต้องออกบัตรพนักงานอาจมีทางเลือก 2 แบบ คือ จ้างพิมพ์บัตรพนักงาน กับร้านภายนอก หรือซื้อ เครื่องพิมพ์บัตรสำหรับบริษัท มาใช้งานเอง ทั้งสองวิธีมีข้อดีและข้อจำกัดแตกต่างกัน การตัดสินใจจึงไม่ควรดูเฉพาะราคาต่อใบ แต่ควรพิจารณาจำนวนบัตรที่ต้องผลิต ความถี่ในการออกบัตร ระยะเวลารอ และต้นทุนการจัดการโดยรวม
พิมพ์บัตรพนักงานเองคุ้มไหม?
ถ้าบริษัทมีการออกบัตรพนักงานเป็นประจำ การทำบัตรพนักงานเองมีโอกาสคุ้มกว่าในระยะยาว เพราะสามารถผลิตบัตรได้ตามจำนวนที่ต้องการและเมื่อจำเป็น โดยไม่ต้องรอรอบการผลิตจากร้าน แต่ถ้าบริษัททำบัตรเพียงไม่กี่ใบต่อปี การจ้างร้านอาจเหมาะกว่า เพราะไม่ต้องลงทุนซื้อเครื่องและดูแลอุปกรณ์เอง
| ลักษณะบริษัท | ทางเลือกที่เหมาะ |
|---|---|
| พนักงานน้อย และแทบไม่ออกบัตรใหม่ | จ้างร้านออกบัตรเป็นครั้งคราว |
| มีพนักงานเข้าใหม่บ่อย | พิมพ์เอง |
| บัตรหาย/ชำรุดและต้องออกใหม่บ่อย | พิมพ์เอง |
| มีหลายสาขา/หลายหน่วยงาน | พิมพ์เอง |
| ต้องการออกบัตรทันที | พิมพ์เอง |
| ต้องการควบคุมข้อมูลภายใน | พิมพ์เอง |
| ออกบัตรจำนวนมากเป็นประจำ | พิมพ์เอง |
ทำบัตรพนักงานเอง vs จ้างร้าน ต่างกันอย่างไร?
การเปรียบเทียบนี้ไม่ได้มองแค่เรื่องต้นทุนตายตัว เพราะราคาจริงของการพิมพ์บัตรขึ้นอยู่กับชนิดบัตร ชนิดของ Ribbon จำนวนการสั่งพิมพ์ และผู้ให้บริการ นี่คือความแตกต่างในภาพรวมที่ช่วยให้ตัดสินใจได้ง่ายขึ้น
| ปัจจัย | พิมพ์เอง (In-house) | จ้างร้าน (Outsource) |
|---|---|---|
| ค่าเครื่อง | มีค่าเริ่มต้นในการลงทุน | ไม่มีค่าอุปกรณ์ (รวมในค่าจ้าง) |
| จำนวนขั้นต่ำ | ผลิตตามต้องการ (1 ใบก็ทำได้) | แล้วแต่ร้าน (บางร้านมีขั้นต่ำ) |
| พนักงานใหม่ | ทำบัตรให้พนักงานใหม่ได้ทันที | ต้องส่งข้อมูลและรอร้านผลิต |
| บัตรหาย/ชำรุด | สั่งพิมพ์ใหม่ได้ทันที | ต้องสั่งทำใหม่และรอรอบจัดส่ง |
| ระยะเวลา | ควบคุมได้เองรวดเร็ว | ขึ้นอยู่กับคิวงานและรอบจัดส่งของร้าน |
| ข้อมูลพนักงาน | ข้อมูลพนักงานถูกเก็บไว้ภายในองค์กร | ต้องส่งไฟล์ข้อมูลให้ผู้ผลิตภายนอก |
| การแก้ไขแบบ | แก้ไขข้อมูลและพิมพ์ใหม่ได้เอง | ต้องประสานงานกับร้านเพื่อแก้ไข |
| การควบคุม Workflow | สูง | ต่ำกว่า |
จุดที่หลายบริษัทมองข้าม — “เวลาที่เสียไป”
สมมติว่ามีพนักงานใหม่เริ่มงานวันจันทร์ หากบริษัทส่งข้อมูลไปจ้างทำบัตรพนักงานกับร้าน กระบวนการมักจะเป็นดังนี้:
ในทางกลับกัน ถ้ามี เครื่องพิมพ์บัตรพนักงาน อยู่ในบริษัท Workflow สามารถจบกระบวนการได้รวดเร็วกว่ามาก:
เครื่องพิมพ์บัตรสามารถทำงานได้รวดเร็ว เช่น Magicard 100NEO รองรับการพิมพ์สีสูงสุด 200 ใบ/ชั่วโมง และ Magicard 300NEO สูงสุด 160 ใบ/ชั่วโมง (ตามสเปกผู้ผลิต ทั้งนี้ความเร็วจริงขึ้นกับรูปแบบงานและการตั้งค่าการพิมพ์)
หากสนใจสามารถเข้าไปเปรียบเทียบรุ่นได้ที่ แนะนำเครื่องพิมพ์บัตร PVC รุ่นไหนดี?
พิมพ์บัตรเองเหมาะกับบริษัทแบบไหน?
1. บริษัทที่มีพนักงานเข้า-ออกบ่อย
ทุกครั้งที่มีพนักงานใหม่ เท่ากับต้องทำบัตรใหม่ หากต้องส่งร้านทุกครั้ง ความยุ่งยากในการประสานงานและระยะเวลาการรอคอยจะเพิ่มขึ้นตามจำนวนรอบ
2. บริษัทที่มีหลายสาขา
สำนักงานใหญ่สามารถจัดระบบออกบัตรให้แต่ละสาขาได้จากศูนย์กลาง หรือแต่ละสาขาสามารถมีเครื่องพิมพ์บัตรและ Workflow ของตัวเองได้ตามรูปแบบการบริหาร
3. บริษัทที่ต้องเปลี่ยนบัตรบ่อย
- พนักงานเลื่อนตำแหน่ง
- เปลี่ยนแผนกหรือฝ่าย
- บัตรชำรุดจากการใช้งาน
- บัตรสูญหาย
- เปลี่ยนรูปพนักงาน
การพิมพ์บัตร PVC เองช่วยให้สามารถออกบัตรใหม่ได้ทันทีโดยไม่ต้องรอรวมยอดเพื่อสั่งผลิตใหม่ทุกครั้ง
4. องค์กรที่ให้ความสำคัญกับข้อมูล
การออกแบบและจัดการข้อมูลบนบัตร (เช่น ชื่อ รูปถ่าย รหัสพนักงาน หรือข้อมูลภายใน) สามารถจัดการได้เบ็ดเสร็จภายในองค์กร ช่วยลดความจำเป็นในการส่งข้อมูลบัตรไปยังผู้ให้บริการภายนอก
แล้วบริษัทแบบไหน “ไม่จำเป็นต้องซื้อเครื่อง”?
เพื่อให้มองเห็นภาพอย่างรอบด้าน บริษัทควรซื้อเครื่องพิมพ์บัตรหรือไม่ คำตอบคืออาจจะไม่จำเป็น หากองค์กรของคุณมีลักษณะดังนี้:
- มีพนักงานจำนวนน้อยมาก
- ความต้องการในการออกบัตรน้อยมาก (เช่น ปีละไม่กี่ใบ)
- แทบไม่มีพนักงานใหม่เข้าทำงาน
- ไม่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลหรือรูปแบบบนบัตร
- ไม่มีเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบดูแลการออกบัตร
- ไม่ต้องการลงทุนงบประมาณกับอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์เบื้องต้น
ในกรณีเช่นนี้ การจ้างร้านผลิตบัตรเป็นครั้งคราวอาจเป็นทางเลือกที่เหมาะสมกว่า
วิธีคิดว่าซื้อเครื่องพิมพ์บัตรคุ้มหรือไม่?
คุณสามารถลองพิจารณาจุดคุ้มทุนเบื้องต้น (Break-even Point) ได้โดยเปรียบเทียบระหว่าง:
ต้นทุนการจ้างร้าน
VS
ต้นทุนการพิมพ์เอง
จากนั้นลองตั้งคำถามว่า "ใน 1 ปี บริษัทต้องผลิตบัตรพนักงานกี่ใบ?"
ตัวอย่างการคำนวณจุดคุ้มทุน
สูตรการคำนวณอย่างง่าย:
จุดคุ้มทุนโดยประมาณ = เงินลงทุนเริ่มต้น ÷ ส่วนต่างต้นทุนต่อบัตร
ตัวอย่างเชิงสมมติ:
หากต้นทุนในการจ้างผลิตสูงกว่าการพิมพ์เองใบละ 50 บาท และเงินลงทุนเริ่มต้นรวมทั้งหมดอยู่ที่ 50,000 บาท
วิธีคิด: 50,000 ÷ 50 = 1,000 ใบ
ดังนั้น ต้องผลิตบัตรประมาณ 1,000 ใบ จึงจะถึงจุดคุ้มทุนในสมมติฐานนี้
*หมายเหตุ: ตัวเลขนี้เป็นเพียงตัวอย่างเพื่ออธิบายวิธีคิดเบื้องต้นเท่านั้น
นอกจากราคาต่อใบ ต้องคิดอะไรอีก?
เมื่อพิจารณาว่า ทำบัตรพนักงานเองคุ้มไหม ต้นทุนแฝงเหล่านี้คือสิ่งที่ไม่ควรละเลย:
- เวลา: ต้องใช้เวลารอคิวและจัดส่งจากร้านนานแค่ไหน?
- Minimum Order: ร้านมีเงื่อนไขสั่งขั้นต่ำหรือไม่?
- ความเร่งด่วน: ถ้าพนักงานใหม่ต้องเริ่มงานพรุ่งนี้ จะเตรียมบัตรทันหรือไม่?
- การแก้ไขข้อมูล: หากพบคำผิดบนบัตร การเคลมหรือสั่งพิมพ์ใหม่ทำอย่างไร?
- การสูญหาย: ถ้าพนักงานทำบัตรหาย 1 ใบ ต้องรอรอบสั่งทำพร้อมกันหรือไม่?
- การควบคุมข้อมูล: สะดวกใจหรือไม่ที่ต้องส่งไฟล์ข้อมูล รูปถ่าย ให้บุคคลภายนอกจัดการ?
- Workflow: ใครคือผู้ดูแลการออกบัตรและการเบิกจ่ายภายในองค์กร?
ถ้าตัดสินใจพิมพ์บัตรเอง ต้องเตรียมอะไรบ้าง?
หากคุณตัดสินใจว่า พิมพ์บัตรพนักงานเอง ตอบโจทย์การทำงานมากกว่า องค์กรต้องเตรียมสิ่งเหล่านี้:
ตัวอย่างเช่น เครื่องพิมพ์ Magicard 100NEO และ 300NEO เป็นเครื่องพิมพ์แบบ Direct-to-Card รองรับบัตรมาตรฐาน CR80 โดย 100NEO มีถาดป้อน/รับที่ 50/50 ใบ ขณะที่ 300NEO รองรับได้ 100/70 ใบ
หากยังไม่แน่ใจว่าควรเลือกเครื่องรุ่นใด สามารถอ่านบทความเพื่อเปรียบเทียบรุ่นและเลือกตามลักษณะการใช้งานได้ที่ เลือกเครื่องพิมพ์บัตร PVC ให้เหมาะกับบริษัท
สรุป — พิมพ์บัตรเองหรือจ้างร้าน แบบไหนคุ้มกว่า?
ไม่แน่ใจว่าบริษัทของคุณควรพิมพ์บัตรเองหรือจ้างร้าน?
STJ Plus สามารถช่วยประเมินจากจำนวนพนักงาน ปริมาณการออกบัตร และลักษณะการใช้งาน เพื่อแนะนำแนวทาง
และเครื่องพิมพ์บัตรที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณ
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
พิมพ์บัตรพนักงานเองคุ้มไหม?
คุ้มมากขึ้นสำหรับบริษัทที่มีการออกบัตรเป็นประจำ มีพนักงานเข้าใหม่หรือเปลี่ยนบัตรบ่อย เพราะสามารถควบคุมการผลิตเองและไม่ต้องรอรอบการผลิตจากภายนอก
ทำบัตรพนักงานเองต้องมีอะไรบ้าง?
โดยทั่วไปต้องมีเครื่องพิมพ์บัตร PVC บัตร PVC Ribbon ซอฟต์แวร์สำหรับออกแบบหรือจัดการข้อมูล และ Driver สำหรับเชื่อมต่อเครื่องพิมพ์กับคอมพิวเตอร์
บริษัทขนาดเล็กควรซื้อเครื่องพิมพ์บัตรหรือไม่?
ขึ้นอยู่กับจำนวนและความถี่ในการออกบัตร หากออกบัตรเพียงไม่กี่ใบต่อปี การจ้างร้านอาจเหมาะกว่า แต่หากมีการออกบัตรเป็นประจำ การมีเครื่องเองจะช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นในการผลิต
พิมพ์บัตรพนักงานเองต้องลงทุนเยอะไหม?
มีต้นทุนเริ่มต้นจากเครื่องพิมพ์และอุปกรณ์ แต่ควรพิจารณาร่วมกับต้นทุนการจ้างผลิตในระยะยาว โดยคำนวณจากจำนวนบัตรที่องค์กรต้องผลิตต่อปี
พิมพ์บัตรเองช่วยลดเวลาได้หรือไม่?
ช่วยให้บริษัทควบคุมขั้นตอนการผลิตได้เอง และสามารถพิมพ์บัตรเมื่อจำเป็น โดยไม่ต้องรอรอบการผลิตและจัดส่งจากผู้ให้บริการภายนอก